Sporcu kayıt, veli ve lisans takibiİlk telefondan sporcu kartına, bilgi bir kez yazılır.
Sporcu takip programının ilk adımı: aday takibi ve online ön kayıt, sporcu ve veli kartları, grup kayıtları ve indirimler, belgeler, lisans ve sağlık raporu, ölçümler ve KVKK açık rızaları. Aday sporcuya dönüşürken hiçbir bilgi kaybolmaz.
01ADAY TAKİBİ
Hiçbir aday not kâğıdında kalmasın.
Telefonla arayan, kapıdan gelen ya da kulübün ön kayıt adresinden başvuran her kişi aday olarak açılır. Aday formu sporcu formuna yakındır: kimlik, veliler, okul, branş ve isteğe bağlı sağlık bilgisi.
- Çevrim içi ön kayıt: kulübe özel adres ve afişe basılacak QR kod; veli formu doldurup KVKK onayını verir, başvuru “Çevrim içi” işaretiyle düşer.
- Durumlar: Yeni → Görüşüldü → Deneme → Kayıt Oldu ya da Kaybedildi; kaybedilende sebep yazılır.
- Görüşmeler: telefon, SMS, e-posta, yüz yüze ya da WhatsApp; takip günü gelince aday Panel’de ve zilde çıkar.
- Sporcuya çevir: tek tıkla sporcu ve velileri açılır, ön kayıttaki rızalar taşınır; aynı kimlik numarası bütün şubelerde aranır.
02SPORCU VE VELİ
Sporcunun bütün kulüp hayatı tek künyede.
Sporcu kartında kimlik, iletişim, okul ve spor bilgileri, sağlık ve veliler sekme sekme tutulur. Künye; kayıtları, aidat planını, tahsilatları, yoklama özetini, ölçüm grafiğini, belgeleri, seviye ve başarıları ve KVKK onaylarını tek sayfada toplar.
- Veliler: 18 yaşından küçük sporcuda en az bir veli zorunlu; ilk satır birincil velidir, SMS ve bildirimler önce ona gider.
- Kardeşler tek hesapta: aynı e-postalı veli birden çok sporcuya bağlanır, mobil uygulamada bütün çocuklarını görür.
- Çok şubeli sporcu: sporcu birden çok merkeze bağlanabilir, yalnız kendi merkezlerinin gruplarına kaydolur.
- Üye kartı: yazdırılabilir kart; QR kodu okutulunca yetkili kişiye sporcunun künyesi açılır.
03GRUP KAYDI
Kayıt, indirim ve sözleşme aynı formda.
Bir ya da birden çok sporcu aynı anda gruba yazılır; branş, kategori ve sezon gruptan gelir. Ücret boş bırakılırsa grubun sezonluk ücreti kullanılır, net ücret formda canlı hesaplanır.
- İndirim: oransal ya da sabit tutar, sebebiyle; aktif kaydı olan kardeşi varsa kulübün kardeş indirimi kendiliğinden uygulanır.
- Uyarı ve engel: yaşı, cinsiyeti ya da kontenjanı uymayan kayıtta uyarı; başka merkezin grubuna ya da aynı gruba ikinci kez kayıt yapılmaz.
- Sözleşme onayı: onaylanan kaydın grubu ve ücreti kilitlenir; sözleşme künyeden yazdırılır.
- Dondurma: dondurulan kaydın sonraki ödenmemiş taksitleri dondurma süresi kadar ileri kayar; grubun dönemi bitince kayıt kendiliğinden tamamlanır.
04BELGE, LİSANS VE SAĞLIK
Lisansı ya da raporu biten sporcu sahaya çıkmasın.
Lisans, sağlık raporu, sözleşme, kimlik ve KVKK onay formu Belgeler ekranında tutulur. Sporcu kartındaki lisans ve rapor bitişi o türün en geç biten belgesinden gelir; belge eklenince ya da silinince kart kendiliğinden yenilenir.
- 30 gün kala uyarı: süresi dolan ya da dolacak belgeler Panel’de ve zilde; aynı türde yenisi yüklenenin eskisi sayılmaz.
- Uygunluk her yerde: yoklama ekranındaki işaret, resmî maç kadrosu ve mobil uygulama aynı tarihe bakar.
- Belgesiz tarih: elle girilmiş tarihin yanında “belgesi yok” rozeti çıkar.
- Gizlilik: sağlık raporu dosyasını yalnız belge düzenleme yetkisi olan açar.
05KVKK VE AÇIK RIZA
Rıza var mı, hangi metne verildi, kanıtı nerede?
Palestron rızaları sürümlü metinle ve kanıtıyla saklar: aydınlatma metni, sağlık verisi açık rızası, fotoğraf / video izni ve ticari ileti izni. Rızalar sporcunun künyesindeki KVKK ve İzinler bölümünden yönetilir.
- Üç kanal: ıslak imzalı form (yazdır, imzalat, tarat), SMS ile doğrulama (72 saat) ya da yüz yüze SMS kodu (30 dakika).
- Geri çekme: geri çekilen rıza silinmez, tarihi ve sebebiyle saklanır; veliler mobil uygulamadan da geri çekebilir.
- Eski sürüm: metnin yeni sürümü yayımlanınca eski sürümle verilen rıza işaretlenir, yeniden rıza alınır.
- Saklama ve anonimleştirme: süresi dolan eski sporcu uyarılır; kişisel veri dökümü indirilir, anonimleştirmede aidat kayıtları anonim kalır.
06ÖLÇÜM
Boy, kilo ve yağ oranı sezon sezon.
Ölçümler sporcu, tarih ve ölçümü yapan antrenörle kaydedilir; vücut kitle indeksi kendiliğinden hesaplanır. Bütün ölçümler künyede grafik, gelişim karnesinde boy ve kilo grafiği olarak görünür.
- Antrenör kapsamı: antrenör yalnız kendi branş ve gruplarındaki sporcuları ölçer.
- Vekil: o gün izinli antrenörün yanında vekili yazar.
- Liste: sporcuya ya da tarih aralığına göre süzülür, Excel’e aktarılır.
- Anlamlı karne: sezon başında ve sonunda alınan ölçümle gelişim grafiği anlam kazanır.
KURALLAR
Kayıt kuralları
Sporcu verisi tek ve tutarlı kalsın diye sistem bazı işlemleri bilerek engeller.
Kimlik numarası tektir
Aynı T.C. kimlik ya da pasaport numarasıyla ikinci sporcu açılmaz; bütün şubelerde aranır.
Veli zorunluluğu
18 yaşından küçük sporcu en az bir velisi olmadan kaydedilmez; sporcunun tek velisi silinemez.
Tek kayıt
Aynı sporcu aynı sezonda aynı gruba ikinci kez yazılamaz; kayıt tarihi grubun dönemi ve kulübe giriş tarihiyle uyumlu olmalıdır.
Silmek yerine ayrılış
Tahsilat görmüş kayıt ve grup kaydı olan sporcu silinmez; durum geçmişine “Ayrıldı” yazılır.
Kendi kulübünüzde görün.
Demo talebinizi bırakın; Palestron’u kendi şube, branş ve gruplarınızla deneyin.