Şantiye yakıt (mazot), tank ve stok takibiHer litrenin ve her parçanın maliyeti, muhasebe titizliğiyle.
Günlük icmal, saha tankları, sayımla mutabakat, beş stok değerleme yöntemi, park transferleri, stok sayımı ve satınalma. Aynı litre iki kez sayılmaz; geçmişe dönük düzeltme sonraki her hareketi yeniden maliyetler.
01GÜNLÜK İCMAL
Bir parkın gün sonu tek ekranda.
Hızlı İcmal Girişi parktaki bütün aktif makineleri satır satır listeler: son sayaç, çalışmadı, yeni sayaç, yakıt, litre fiyatı, arıza ve açıklama. Enter bir alt satıra geçer; litre fiyatı tek tuşla bütün satırlara uygulanır.
- Ya hep ya hiç: sayaç geri gidiyorsa satır kırmızıdır; bir hata varsa hiçbir satır kaydedilmez, girilenler kaybolmaz.
- Çalışmadı: sayaç önceki okumayla aynı ve yakıt yoksa gün kendiliğinden “Çalışmadı” sayılır.
- Arıza sütunu: kısa not yeni arıza açar ya da açık arıza dosyasına hareket olarak eklenir.
- Elle giren kazanır: telemetri ve araç takip verisi icmale kendiliğinden yazılır; aynı gün elle girilen sayacı değiştirmez.
02İKİ DEFTERLİ YAKIT
Aynı litre iki kez sayılmaz.
Şantiye tankından verilen yakıt Tank İşlemleri’ne, istasyondan ya da filo kartıyla alınan yakıt icmale yazılır. Tanktan verilen yakıt icmalde salt okunur “Tanktan” rozetiyle görünür; makine aynı gün iki yerden yakıt aldıysa maliyete yalnız tank çıkışı girer.
- Parti: tanka her giriş YKT-yıl-numara kodlu bir parti açar; her çıkışta hangi partiden hangi maliyetle düşüldüğü görünür.
- Kontroller: tankta olmayan yakıt verilemez; tek ikmal makinenin depo hacmini aşamaz; ileri tarih yazılamaz.
- Tahmini maliyet: fiyatı girilmemiş yakıt “Tahmini” rozetiyle işaretlenir; fiyat gelince sonraki çıkışlar yeniden maliyetlenir.
- Otomasyon: tank otomasyonu dosyaları ve tanklar arası aktarım; aynı dosya iki kez yüklense de hareketler ikiye katlanmaz.
- Tanklar: motorin, benzin ve AdBlue; beklenen seviye ve doluluk yüzdesi.
03YAKIT MUTABAKATI
Fire, kaçak ve unutulmuş kayıt görünür olur.
Tank sayımı beklenen seviyeyle karşılaştırılır: eksik gider olarak yazılır, fazla tankın ortalama maliyetiyle yeni parti olur. Yakıt Mutabakatı raporu tank tarafında ölçülen ile hesaplananı, makine tarafında tanktan verilen ile günlük kayda yazılanı yan yana koyar.
- Tank Mutabakatı: son sayım + giren − çıkan = beklenen; ölçülenle fark renkle işaretlenir.
- Makine Mutabakatı: tanktan verilen − günlük kayda yazılan; unutulmuş ya da çift yazılmış kayıt.
- Akaryakıt kartı: Opet, Shell, Petrol Ofisi, BP, TotalEnergies, Aytemiz gibi dağıtıcıların dökümleri Excel’e çevrilmeden okunur; KDV dahil tutar KDV hariç litre fiyatına çevrilir.
04STOK DEĞERLEME
Maliyet yöntemini siz seçersiniz, hesabı Orbivia yapar.
Beş yöntem: hareketli ağırlıklı ortalama, FIFO, LIFO (yalnız US GAAP), dönemsel (aylık) ağırlıklı ortalama ve fiili maliyet (parti / seri no). Yöntem yağ, filtre, lastik, yedek parça ve yakıt için ayrı ayrı, tarihli değerleme dönemleriyle belirlenir.
- Kayıt anında: çıkışta birim fiyat girilmez; maliyet hesaplanıp kayda yazılır.
- Geriye dönük düzeltme: geçmiş bir hareket değişince sonraki hareketler sırayla yeniden maliyetlenir; kaydetmeden önce Maliyet Etkisi penceresi eski ve yeni maliyeti gösterir.
- Dönem geçişi: eldeki stok Devir partisiyle yeni yönteme aktarılır; kapanan dönem kilitlenir.
- Örnek: tankta 1.000 lt × 40 ₺ ve 2.000 lt × 43 ₺ varken verilen 1.500 lt — ortalamada 63.000 ₺, FIFO’da 61.500 ₺, LIFO’da 64.500 ₺.
05STOK, TRANSFER VE SAYIM
Kart firma genelinde, bakiye park bazında.
Yağ, filtre, lastik ve yedek parça; marka ve çeşit kataloglarından stok kartına, karttan park bazında harekete. Stok Durumu her kalemin bakiyesini, birim maliyetini, değerini ve kalan partilerini gösterir; kritik seviyenin altı kırmızıdır.
- Park bazında kritik seviye: yanında eldeki miktar ve son 90 günün çıkışı; seviye gerçek tüketime göre belirlenir.
- Park transferi: barkodla eklenir; “Yolda” durumu; “Teslim Al” ile partiler karşı parkta aynı maliyetle açılır.
- Stok sayımı: liste sistem miktarıyla dolu gelir, yalnız farklar yazılır; “Farkları İşle” ile tek tuşla stok hareketi.
- Alış fiyatları: son alış, değişim yüzdesi ve son 12 ayın en ucuz tedarikçisi.
- Doğru parça: filtrede OEM çapraz referans; parça numarasında yazım farkı önemsenmez (1R-0716 = 1r0716).
06SATINALMA
Talepten faturaya, başka parkın stoğunu görerek.
İsteğe bağlı satınalma akışı: talep, eşiğin üstündeyse onay, sipariş, mal kabul ve fatura eşleştirme. Talep satırında başka parklardaki stok da görünür; transfer varken aynı malzeme iki kez alınmaz.
- Tek tuşla talep: “Kritikler için talep” ve “Eksikler için talep”; eksik = kritik seviye − stok − açık siparişte bekleyen.
- Mal kabul: kısmi teslim; nakliye gibi yan giderler kalemlere dağıtılıp birim maliyete eklenir; stok girişi kendiliğinden yazılır.
- Fatura eşleştirme: “tutuyor” ya da “Fark: …”; “… gündür bekleniyor” ve “Fatura bekleniyor” uyarıları.
- Çıkış onayı: tutarı eşiği aşan stok çıkışı onaya gider — telefondan barkodla yapılan çıkışta da.
KURALLAR
Maliyet kuralları
Stok ve yakıt maliyeti denetlenebilir kalsın diye:
Kapanan dönem
Kapanmış değerleme dönemine hareket eklenemez, mevcut hareket değiştirilemez.
Karşılıksız çıkış
Bir değişiklik sonraki bir çıkışı stoksuz bırakacaksa hiçbir şey kaydedilmez.
Sayaç geri gitmez
İcmal, tank, bakım, arıza ve tamirat aynı sayaç geçmişine karşı denetlenir.
İz kalır
Her maliyet değişikliği işlem kayıtlarına yazılır; dosyadan aktarımda hatalı satır numarası ve sebebiyle bildirilir.
Kendi parkınızda görün.
Demo talebinizi bırakın; Orbivia’yı kendi makine, park ve şantiye yapınızla deneyin.